"La productividad siempre es importante, pero ahora es crucial”

A través de su canal de Youtube Productividad Inteligente, Iago Fraga propone acciones prácticas de gestión personal que ayudan a recuperar la concentración laboral entre el aluvión de noticias sobre la pandemia de coronavirus.

–Uno de sus consejos en esta crisis sanitaria es autoimponerse unos tiempos acotados para informarse.

–Ante una situación tan especial, en la que salen continuamente noticias de gran importancia como las medidas de confinamiento o el futuro de nuestras empresas, debemos buscar un balance entre estar pendientes de lo que pasa y salvar nuestra jornada laboral. No podemos estar cada dos horas recibiendo noticias. Sacrifiquemos la novedad de la información y racionémosla. Nos podemos limitar a recibir las noticias a una hora determinada, hacer un tour de 10-15 minutos por nuestras redes sociales y fuentes, y aprovechar el resto del día con lo que ya sabemos. Debemos buscar un contexto estable para nuestra jornada de 7-8 horas y no cortarla distrayéndonos con noticias que ya conocemos.

–¿Podemos aprovechar la cuarentena para mejorar nuestra productividad?

–La productividad siempre es importante, pero ahora es crucial. Si un profesional afronta sus tareas en casa como las hacía en la oficina, se dará cuenta de que su hijo puede abrir la puerta y cortarle una reunión de trabajo. Se impone por ello construir una estabilidad. En los primeros días o semanas, tiene que definir cómo trabajará desde casa, establecer unos horarios y preparar cuestiones como el vestuario para las reuniones online.

–Mucha gente se enfrenta por primera vez al teletrabajo…

–Y en unas circunstancias tan especiales como tener a la familia confinada en casa. Seamos permisivos con el tiempo que nos damos para ir construyendo esa estabilidad, disciplinados, dándonos cuenta de que estamos trabajando pero no en la misma situación que en la empresa. Esto nos ha cogido a contrapié y debemos recuperar progresivamente la normalidad.

— Sugiere que nuestras tareas y objetivos laborales no deberían ser los mismos que antes de la alarma.

–No es razonable ponerse los mismos objetivos que el día antes del estado de alarma. No tenemos el material de trabajo en casa; a distancia cambian las convenciones de comunicación con los colegas y jefes; y tampoco teníamos un acuerdo con nuestra pareja o hijos, sobre cuándo vamos a jugar, cuándo estamos trabajando o cuándo toca silencio. Esto hay que regularlo para que tengamos unas horas tranquilas de trabajo. Hay que dedicar tiempo a construir ese tipo de soluciones.

Comunicación, decisiones y documentos son los pilares del sistema de trabajo que hay que reconstruir para ponerlo a funcionar a distancia

–Para aquellas empresas que no tienen ingenieros en su plantilla, ¿cómo recomienda que empiecen a organizar a sus trabajadores a distancia?

–Se trata de reconstruir todo un sistema de trabajo. Pero hay unos canales mínimos esenciales. Por un lado la comunicación entre los empleados, que sería a través del teléfono y el email. Y para las reuniones, en las que múltiples personas tomarán decisiones, existen servicios como Whereby, Zoom o Skype. El tercer flujo van a ser documentos y herramientas compartidas; para eso hay espacios online; el más conocido, barato y rápido de integrar sería Google Drive. Pero ojo con estos espacios compartidos, no vayamos a poner en la nube documentos importantes de la empresa como puede ser una patente; hay que mirar en los términos y condiciones de uso del servicio, quién se queda con el material que subimos a estas plataformas.

–Con la previsión de estar ya unas semanas en casa, ¿es un buen momento para ponernos a organizar papeles y armarios?

–Hay tareas de las que siempre decimos: “Ya lo haré cuando tenga tiempo libre”, y aunque estemos en casa sin hacer nada, no las vamos a afrontar. El primer consejo que le doy a la gente en esta situación es “no te fustigues”: si retrasamos la tarea es porque le damos poco valor, y está bien no hacer cosas de poco valor. En estas condiciones es difícil cumplir objetivos de nuestra empresa como, por ejemplo, establecer contactos comerciales, pero sí podemos privilegiar todo lo que se pueda hacer desde casa.

–¿Qué otros consejos darías a quienes tienen que trabajar en casa y compaginarlo con la familia?

–Problemas aislados vamos a tener muchos. Si empezamos desde cero se nos van a ocurrir soluciones más creativas. Por ejemplo cuestiones que para nosotros son trabajo, como cocinar u ordenar una habitación, con los niños se puede hacer como un juego. Los adultos hacen las partes “feas” o pesadas, y así podemos reestructurar nuestra actividad.

–Valorar más estos momentos de estar en familia.

–Se puede cocinar con los niños, limpiar la casa, reorganizar cajones… Netflix no es la única opción que tenemos, hay que buscar alternativas, incluso creativas, y aprovechar estos momentos como un tiempo de primera calidad.

Publicado originalmente en Faro de Vigo el 29 de marzo de 2020